Zgłoszenie zbioru danych osobowych

Omawiane w tym artykule kwestie dotyczą przede wszystkim tych spośród Państwa, którzy prowadzicie działalność gospodarczą.

W Polsce każdy przedsiębiorca, którego funkcjonowanie wiąże się z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych, automatycznie staje się administratorem danych osobowych (ADO) i jako taki ma obowiązek zgłaszania zbioru danych do rejestru prowadzonego przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

Procedura zgłaszania zbioru danych do GIODO

Procedura zgłaszania zbioru danych do GIODO jest niestety dość skomplikowana. Rejestracja co prawda następuje na podstawie wypełnionego formularza, jaki można uzyskać na stronie GIODO, jednak zebranie wszelkich niezbędnych danych i zadbanie o to, aby zbiór i wykorzystywane metody przetwarzania były legalne oraz zgodne z ustawą, zazwyczaj trwa dość długo.

Podczas składania wniosku należy zwrócić uwagę na wiele istotnych czynników, między innymi:

czy przetwarzane będą dane zwykłe czy wrażliwe,
jak nasz zbiór ma się nazywać, aby można było z nazwy odczytać jego funkcję (baza dłużników, lista mailingowa, etc.),
czy dane z naszego zbioru będą powierzane również innym podmiotom. Jeśli będą – we wniosku powinna znaleźć się informacja, jakim.

Na co warto zwrócić uwagę?

Rejestrując nowy zbiór danych w GIODO będziecie Państwo również musieli podać przesłanki dla utworzenia zbioru oraz potrzeby, z których wynika taka konieczność. To prawdopodobnie najistotniejszy spośród wszystkich punktów wniosku, ponieważ to na jego podstawie zostanie wydana decyzja o rejestracji, oczywiście pod warunkiem, że dopełnione zostaną wszelkie inne formalności.